1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı; ARES BELGELENDİRME’ de belgelendirme başvurularının alınması, değerlendirilmesi, belgelendirme kararının alınması ve belge düzenlenmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

Bu Prosedür, ARES BELGELENDİRME dâhilinde uygulanan tüm personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili planlama, organizasyon, yürütme, belgelendirmeye ait metot ve esasları kapsar.

2. TANIMLAR

    –

3. SORUMLULUKLAR

Belgelendirme Müdürü

Belgelendirme Asistanı

Kalite Yöneticisi

Planlama Sorumlusu

Birim  Sorumluları

4. UYGULAMA
   • Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Sözleşme Yapılması

Personel belgelendirme başvuruları, Belgelendirme asistanı tarafından, FR.191 Mesleki yeterlilik Aday Başvuru Formu ile elden, faks, e-mail yoluyla veya başvuru sahibinin, https://aresbelgelendirme.voc-tester.com/basvuru sayfası üzerinden VOC-TESTER programı yoluyla alınır. Online olarak doldurulan başvuru formları VOC-TESTER programına otomatik olarak kaydedilir. Kayıt altına alınan tüm adayların takibi VOC-TESTER programının Aday İşlemleri alanından yapılır. Elden yapılmak istenen başvurular için aday adayının doldurduğu bu formlar Belgelendirme Asistanı tarafından, VOC-TESTER Programında aday işlemleri bölümünden sisteme kaydedilir veya form doldurulmamış ise aday adayına başvuruyu elektronik ortamdan yapmasına yardımcı olunarak ve çıktısı imzalatılarak ve diğer tüm evrakların kontrolleri yapılarak başvurunun tamamlanması sağlanır.

Başvuruyu alma Belgelendirme asistanı tarafından, onaylama işlemi Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilir.

Başvuru sırasında;

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge
• Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler
• belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğini ve ileriki süreç için gereken her türlü bilgiyi sağlayacağını beyan eden ve personel belgelendirme ve belge kullanımı ile ilgili genel şartları kabul ettiğini taahhüt etmek üzere 132 Belgelendirme ve Belge Kullanım Sözleşmesi’ni imzalar. İmzalanan sözleşmenin bir nüshası adaya verilir. (Bu sözleşme adayın belge aldığı tarihten sonra geçerlidir)

Personel belgelendirme ücretleri, LS.05 Belgelendirme Ücretleri Listesi’nde belirtildiği şekilde uygulanır.

Belgelendirme ücretleri Tüketici Fiyat Endeksindeki değişimleri dikkate alarak ARES BELGELENDIRME yönetimi tarafından belirlenir. Bu belirleme sonucunda ücretlendirme asla aşırı mali şartlara dayandırılmamaktadır Sınav ücretlerinde, Bakanlar Kurulu’nun 2015/7726 Sayılı Kararının 1. Maddesinin 2. Fıkrası gereğince ”Asgari Ücretteki Artışlar Bu Kararla Belirlenen Sınav Ücretlerine Aynı Oranda Yansıtılır” hükmü uygulanır ve belgelendirme ücretleri, asgari ücretin yarısını geçmemektedir. Belgelendirme ücretleri hesaplanırken malzeme masrafı, personel maliyeti, hazırlık maliyeti, evrak ücreti, ulaşım ücreti hesaba katılarak yapılmıştır.

4.2. Tek Nokta Başvurularının Yapılması

Sınav ücretinin MYK tarafından belirlenen kurallar dâhilinde üçüncü kişi veya kuruluş tarafından ARES BELGELENDİRME’ye adaylar için toplu olarak ödenmesi halinde yapılacak sınavlarda başarılı olan adaylar için sınav ücreti iadeleri Bakanlar Kurulunun belirlemiş olduğu üst limit dâhilinde ARES BELGELENDİRME tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa yapılır. Tek nokta başvurularının yapılabilmesi için asgari on(10) kişi olması gerekmektedir.

ARES BELGELENDİRME tarafından, MYK portal EK-1 Tek Nokta Başvuru Formu’ nda yer alan ve üçüncü kişi veya kuruluş tarafından imzalanmış form, bu formda bildirilen IBAN numarasına iade edilen sınav ücretine ilişkin ödeme dekontu, ödeme yapılan tarihten itibaren 72 saat sonra alınan ve bu tarih aralığını gösteren banka hesap ekstresi teşvik listeleri ile birlikte MYK Portalına Planlama Sorumlusu tarafından yüklenir. MYK Portalına yüklenen imzalı form, ödeme dekontu, banka hesap ekstresi incelenerek Portal üzerinden ödeme onayı verilir. Bu evrakın asılları denetimlerde ve ihtiyaç halinde incelenmek üzere ARES BELGELENDİRME kayıtlarında Kayıtların Kontrolü Prosedürü’nde belirtilen süreler kadar saklanır. Ödeme onayı verildikten sonra MYK, teşvik kapsamındaki ücret iadelerini toplu olarak her bir kişi için Bakanlar Kurulunun belirlediği üst limit dâhilinde ARES BELGELENDİRME hesabına yapar.

4.3. Teminat Gösterilmesi Suretiyle Başvuru

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 34 üncü maddesinde belirtilen değerler üçüncü kişi veya kuruluş tarafından tek nokta başvurusunda belirtilen sınav ücretine karşılık teminat olarak gösterilebilir. Teminat tutarı üçüncü kişi veya kuruluş tarafından karşılanacak toplam sınav ücreti tutarından düşük olamaz.

Teminat gösterilmesi suretiyle başvuruda teşvikten yararlanmaya hak kazanan kişilere ilişkin olarak MYK’ye iletilen listelerde üçüncü kişi veya kuruluşa değil sınavı gerçekleştiren ARES BELGELENDİRME’ye ait IBAN No bildirilir. MYK teşvik kapsamındaki ücret iadelerini bildirilen ARES BELGELENDİRME hesabına yapar.

Sınav ücretlerinin üçüncü kişi veya kuruluş tarafından ARES BELGELENDİRME ’ye teminat olarak gösterilmiş olması durumunda sınavlarda başarılı olanların ücretlerinin ARES BELGELENDİRME’ ye ödenmesine ilişkin teminat veren üçüncü kişi veya kuruluş tarafından verilecek MYK’de yer alan kısmi muvafakata istinaden MYK tarafından bu kişilerin sınav ücretleri ARES BELGELENDİRME’ ye ödenir. Bu durumda ödeme yapılan miktar kadar teminat iade edilir.

Tüm sınav haklarını kullanmış ancak başarılı olamamış kişilerin sınav ücretleri ile başarılı olmuş kişilerin MYK tarafından Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen ödenebilecek limitlerin üzerindeki miktarlarına ilişkin tutarlar üçüncü kişi veya kuruluş tarafından ARES BELGELENDİRME’ ye ödenir.

Teminat ARES BELGELENDİRME tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa iade edildiğinde durum kuruluş tarafından MYK’de yer alan muvafakatname ile imza altına alınır. Muvafakatname ARES BELGELENDİRME tarafından MYK Portalına Muhasebe Sorumlusu tarafından bildirilir. Teminatın alınması ve iadesine ilişkin kanıtlar PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü ’nde belirtilen süreler kadar saklanır.

Üçüncü kişi veya kuruluş tarafından MYK Formu ile beyan edilmiş kişilerin, ayrıca FR.191 Mesleki yeterlilik Aday Başvuru Formu’nu şahsi olarak imzalaması gerekmektedir.

4.4.  Birim Bazında Başvuruların Yapılması ve Birimlerin Birleştirilmesi 

Belgelendirmesi yapılan ulusal yeterlilikler “Yeterlilik Birimi” adı verilen birimlerden meydana gelmektedir. Her bir yeterlilik birimi ise teorik (T) ve/veya performansa dayalı (P) sınav bölümlerinden oluşmaktadır. Bir mesleki yeterlilik belgesi almaya hak kazanmak için ilgili ulusal yeterlilikte belge alma şartı olarak belirtilen yeterlilik birimlerinin tamamından başarılı olmak gerekmektedir.

Bununla birlikte, Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği gereği, adaylar, MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen sınavlara sadece tercih edecekleri ve belgelendirme programlarında belirtilen birimlerin gruplandırılma alternatifleri doğrultusunda yeterlilik birimi bazında başvuru yapma hakkına sahiptirler. Sınav sonuçlarının geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliklerde belirtilmektedir. Bu süre bitiminde eğer henüz belge almaya hak kazanılamamışsa, alınan tüm sınav sonuçları zaman aşımına uğrar (başarılı olunan sınav bölümleri dahil).

Birim birleştirme başvurularında, sınav birimlerinden alınan sonuçların geçerliliği sona ermeden ARES BELGELENDİRME’ de sınava katılmak isteyen adayların mutlaka yeterlilik birimi bazında başvuru yapması ve sınav ücretini ödemesi gerekmektedir.

Ödenen ücret karşılığında adaylar, sınav tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde başarısız oldukları sınavlara 2 kez ücretsiz olarak katılabilirler(toplam 3 sınav hakkı).  Ücretsiz sınav hakkını kullanmak için mutlaka sınav başvurusu yapılmalıdır. Ücretsiz sınav hakkı sona erdikten sonra, yeniden ücretini ödemek kaydıyla, aynı yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunca yeterlilik birimleri geçerlilik süresi içerisinde düzenlenecek diğer sınavlara, sadece başarısız olunan sınav bölümü bazında başvuru yapmak mümkündür. MYK tarafından yetkilendirilmiş bir belgelendirme kuruluşunda sınava katılan bir aday, ücretsiz sınav hakkını farklı bir belgelendirme kuruluşunda  kullanamaz. Sınav  bölümlerinden alınan sonuçların geçerliliği sona ermeden farklı bir belgelendirme kuruluşunda sınava katılmak isteyen adayların mutlaka yeterlilik birimi bazında başvuru yapması ve sınav ücretini ödemesi gerekmektedir. Ücretsiz ve  bölüm bazında sınav hakkı, aynı yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunda sınava girilmesi durumunda geçerlidir.  Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği gereği, adaylar, yeterlilik birimlerinin geçerlilik süresi içerisinde farklı belgelendirme kuruluşlarında katıldıkları belgelendirme sınavları sonrasında başarılı oldukları  yeterlilik  birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi  alma hakkına sahiptirler. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi yalnız yeterlilik birimi (A1, A2, A3 vb.) bazında gerçekleştirilebilir; sınav bölümleri (T1, P1) bazında birleştirme yapılmayacaktır.

MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarının sınavlarında yeterlilik birimi bazında başarılı olan adayların birim başarı belgeleriyle birlikte online olarak veya ARES BELGELENDİRME merkezine gelerek birim birleştirme başvurusu yapabilirler.

Birim birleştirerek belge almak için adaylar;

– Dilekçe

– Nüfus cüzdanı fotokopisi

– Diğer yetkilendirme kuruluşundan/kuruluşlarından alınmış yeterlilik birimi başarı durumu belgesi ile başvuru yapabilirler

Birim birleştirmesi yapılacak adayın diğer yetkilendirme kuruluşundan alınmış yeterlilik birimine ait Aday Değerlendirme Formu istenir. Aday Değerlendirme Formu ARES BELGELENDİRME’nin Aday Değerlendirme Formu ile uygunluk göstermesi durumunda birim birleştirme yapılır.

ARES Belgelendirmeye yapılan birim birleştirme başvuruları Belgelendirme Asistanı tarafından alınır. Başvuruda istenen evraklara ek olarak aday, birim başarı belgesini de Belgelendirme Asistanı’na teslim eder.

Ancak başvuru sahibinin başvurusunun değerlendirilmesi için birim başarı belgesini elden veya kargo yoluyla ARES BELGELENDİRME ofisine teslim etmesi gerekmektedir.

• Başvuruların Gözden Geçirilmesi

Başvuru sırasında istenen belgeler ve İlgili Mesleki Yeterlilik Aday Başvuru Formu, Belgelendirme Müdürü tarafından, aşağıdaki şartların sağlanıp sağlanamadığının tespiti amacıyla gözden geçirilir:

• Talep edilen belgelendirmenin verilebilme yeteneği,
• Başvuru sahiplerinin özel ihtiyaçlarının karşılanabilirliği (Dil, fiziksel engel vb. yetersizlikler),
• Başvuru sahibinin programın belirlediği gerekli öğrenim, deneyim ve eğitime sahip olması.

Varsa tüm eksik bilgiler giderildikten sonra, Belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır.

• Aday Personel İçin Yeterlilik Şartları

Belgelendirmeye aday personel için yeterlilik şartları, ilgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programlarında tanımlamıştır.

• Sınav Programı İle İlgili Bilgilendirme

Sınav, ARES BELGELENDİRME tarafından hazırlanan ve Kuruma bildirilen FR.27 Sınav Programı’na uygun olarak gerçekleştirilir.

Sınav Programları, Belgelendirme Asistanı tarafından, sınavın başlayacağı tarihten 2 gün öncesine kadar; Sınav Programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesine kadar elektronik ortamda MYK’na bildirilir.

ARES BELGELENDİRME’den kaynaklanmayan sebeplerle sınava ilişkin, meydana gelen her türlü değişiklik, Belgelendirme Asistanı tarafından, aynı gün içerisinde MYK’na bildirilir.

• Sınav Programı İçin Hazırlık

Sınav, ARES BELGELENDİRME’nin kendisine ait veya sözleşme yaptığı sınav merkezleri dışında sınav alanlarını kullanmak suretiyle, gezici sınav birimi tarafından yapılacaksa, sınav alanını kullandıracak taraf ile bir sözleşme yapılarak, sınav yeri ve sınav gereçlerinin hazır olması sağlanır.

Başvurunun, Belgelendirme Müdürü tarafından onayından sonra FR.27 Sınav Programı doğrultusunda sınav yeri, tarihi ve diğer şartlar belirlenir ve Planlama sorumlusu tarafından başvuru sahibine, başvuru yaptığı tarihten(başvuru teknokta yoluyla alınmışsa teknokta başvuru tarihinden) en geç 60 gün sonra  FR.28 Sınav Bildirim Formu ile (sms, e-mail veya faks yoluyla) bildirilir.

• Değerlendirici, Sınav Gözetmeni ve Karar Vericinin Belirlenmesi

Planlama Sorumlusu, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra ilgili sınavda yeterliliği olan değerlendirici ve gözetmenleri belirler. Sınavda görevlendirilen personel, sınav prosesinin diğer hiçbir aşamasında görev almamış/almayacak personel arasından seçilir.

Sınav yapacak personel belirlenirken aşağıdaki hususlar da göz önünde bulundurulur.

• Aday ile sınav yapan personel arasında çıkar ilişkisi olmamasına,
• Adayın çalıştığı şirketle sınav yapan personel arasında çıkar ilişkisi olmamasına,
• Sınavın yapıldığı kurum/kuruluşla sınav yapan personel arasında çıkar ilişkisi olmamasına,
• Sınav yapan personelin, adayın belgelendirilmesi ve eğitimi konularında görev almamış olmasına.

Planlama Sorumlusu, gözetmen veya sınav değerlendiricileri ile irtibata geçerek, bir oturumda sınava girecek, maksimum aday sayısına göre Değerlendirici ve Sınav Gözetmeni ataması yapar. Bir Değerlendiricinin günde maksimum kaç kişinin sınavına girebileceği Ulusal Yeterlilik ve MYK dokümanları baz alınarak belirlenmiş ve PR.09 Sınav Prosedürü’ nde belirtilmiştir. Gerek görülmesi halinde, görevli sayısı artırılabilir. Sınav görevlileri FR.27 Sınav Programı’na yazılır ve Belgelendirme Müdürü listeyi onaylaması ile FR.207 Değerlendirici-Sınav Gözetmeni Bilgilendirme Formu kullanılarak bilgilendirilir.

Planlama Sorumlusu tarafından, yapılacak olan her sınav için en az 2 gün öncesinde Değerlendiriciler/sınav gözetmenleri FR.207 Değerlendirici-Sınav Gözetmeni Bilgilendirme Formu kullanılarak sınavda görev alacak personeli bilgilendirilir. Değerlendiriciler tarafından sınava girecek adaylar kontrol edilerek herhangi bir çıkar ilişkisi olmaması dâhilinde o sınavda görev alabileceğini FR.207 Değerlendirici-Sınav Gözetmeni Bilgilendirme Formu’nu imzalayarak veya VOC TESTER programında çıkar çatışması/ilişkisi olamadığını onaylayarak beyan etmesi istenir. Eğer herhangi bir çıkar ilişkisi söz konusuysa veya görev alamama durumlarında Planlama Sorumlusu tarafından başka bir değerlendirici o sınav için yeniden atanır.

Sınavda görev alan Değerlendiriciye destek sağlanması, sınavın organizasyonu, sınavların yürütülmesi Sınav Gözetmeni tarafından gerçekleştirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntı PR.09 Sınav Prosedürü’ nde belirtilmiştir.

İç doğrulama faaliyeti ve karar verme aşaması hariç görevlendirilen karar verici, bu sınav prosesinin diğer  aşamalarında  yer alamaz.

• Sınavın Gerçekleştirilmesi

Sınavlar, PR.09 Sınav Prosedürü doğrultusunda yapılır.

4.8. Belgelendirme Kararı Alınması

ARES BELGELENDİRME karar yetkisini kendisinde tutar, hiç bir şekilde dışarıya taşere etmez. ARES BELGELENDİRME kendi bünyesinde tam zamanlı çalışan bir personeli belgelendirme kararı için yetkilendirmiştir. Sınav Ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Karar verici’ye görüş niteliğindedir.

Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar değerlendiriciler tarafından Belgelendirme Müdürü’ne sunulur. Belgelendirme Müdürü sunulan dosyayı gözden geçirerek uygun olması durumunda dosyayı, Karar Verici’ ye iletir. Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir. Değerlendirmeyi FR.204 Karar Verici Sınav Tutanağı’na kaydeder. Değerlendirmeyi yaptıktan sonra kararı FR.177 Belgelendirme Karar Formu’na kaydeder ve listeyi Belgelendirme Müdürü’ ne iletir. Karar Verici tarafından alınan karara uygun olarak işlemler yapılır.

Belgelendirme kararları için FR.191 Mesleki Yeterlilik Aday Başvuru Formu, Nüfus cüzdanı fotokopisi,

Ücretin yatırıldığına dair dekont, sınav zarfı içeriği( Sınav Katılım Formu, Aday Değerlendirme Formu, Aday Soru Formu, Sınav Sonuç Listesi), Kamera Kayıtları, Karar Verici Sınav Tutanağı ve Belgelendirme Karar Formu Karar Vericiye verilerek, Belgelendirme kararı alması sağlanır.

Belgelendirme kararlarını alan kişinin, sınavı gerçekleştirenlerden farklı olması esastır. Karar verici bu sınav prosesinde kayıt iç doğrulama faaliyeti haricinde hiçbir aşamasında görev alamaz. Belgelendirme kararı ulusal yeterlilikleri rehber alan belgelendirme programı şartları ile sınırlıdır.

Kaynak mesleklerinde yapılan sınavlarda belge kararının verilmesi için kaynak test parçalarına kırma deneyi uygulanır ve bu deneyin sonucuna göre karar verilir. Kaynak test parçaları itiraz süresince saklanır.

Karar verici, FR.177 Belgelendirme Karar Formu ile ilgili kişinin dosyasında yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, ilgili kişinin belgelendirilme kararını alır. Karar verici yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, muallâkta kalan, detaylı bilgi gerektiren durumlarda, sınavı yapan değerlendiriciden bilgi talep edilebilir.

ARES BELGELENDİRME, vermiş olduğu belgelerin sahibidir. Belge; Şirket Müdürü tarafından imzalanmaktadır.

4.9. Belgelerin Düzenlenmesi

Karar vericinin belge verilmesine ilişkin olumlu kararı sonrası, FR.177 Belgelendirme Karar Formu  imzalanır ve Değerlendirme sonucunda sınavdaki tüm adayların sonuçları  Belgelendirme asistanı tarafından MYK web portala girilir. MYK web portalda belge verilmesine karar verilen adaylar için belge düzenleme sayfasına yönlendirilir ve belge verilmesine karar verilen adayların belge numaraları verilerek belge basım aşamasına geçilir.

Belge teslimi müşteriye merkez ofisimizde veya müşteri yerinde yapılıyorsa FR.183 Belge Teslim Formu ile imzası alınarak teslim edilir. Ayrıca Belge teslimi Kargo, Posta vb. yöntemlerle de yapılabilmektedir.

Mesleki Yeterlilik Belgelerinde, MYK’nın belirlediği format doğrultusunda, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:

• Belgelendirilen kişinin adı, soyadı, TC kimlik numarası
• Belge numarası,
• ARES BELGELENDİRME’nin adı ve logosu, MYK logosu ve TÜRKAK logosu,
• Yayın tarihi dâhil belgelendirme programı, ulusal yeterlilik, standard ve diğer ilgili dokümanlara yapılan bir atıf,
• Uygulanabilir olduğunda geçerlilik koşulları ve sınırlamalar dâhil belgelendirme kapsamı,
• Belgelendirmenin yürürlük ve sona erme tarihi.

Belgelerin numaralandırılması, Mesleki Yeterlilik Kurumu kuralları doğrultusunda yapılır.

Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamaya, ARES BELGELENDİRME’yi temsil ve ilzama yetkili olan veya bu konuda usulüne uygun yetki devri yapılan yetkilendirilmiş kişiler yetkilidir.

Düzenlenen belgeler, Şirket Müdürü tarafından imzalanır, ARES BELGELENDİRME’de kalmak üzere bir kopyası alınır ve dosyalanır.

4.10. Belgelerin Geçerlilik Süresi

Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili ulusal yeterliliklere, belgelendirme programlarına veya belgelendirme standardı doğrultusunda belirlenir.

4.11. Gözetim

Belgelendirilen kişilerin ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün kontrolü sağlamak için yapılır, gözetim faaliyetinin yürütülmesine ilişkin izlenmesi gereken metot ve esasları aşağıdaki gibidir.

Aday ve Belgelendirilmiş kişilerin kayıtları Belgelendirme Müdürü koordinasyonunda Kalite Yöneticisi tarafından tutulur.

Gözetim zamanları ve sıklığı ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda hazırlanan Ulusal Yeterlilik Matrislerinde tanımlanmıştır. Gözetim zamanına 1 ay kala belgeli kişi mümkün ise email yoluyla, mümkün olmadığı durumlarda SMS veya telefon ile bilgilendirilir.

Gözetim faaliyetlerinin takibi, Belgelendirme Müdürü tarafından, VOC TESTER programında aday işlemleri ve Gözetim Takibi sayfaları çerçevesinde ve ilgili ulusal yeterlilik/ilgili belgelendirme programı doğrultusunda yürütülür.

Gözetim faaliyetlerinin takibi firma aracılığıyla yapıldığında, firma FR.229 Gözetim Bildirim Formu aracılığıyla belge basım tarihi ve gözetim tarihine kadar belgeli kişinin çalıştığını imzalı olarak beyan etmesi koşuluyla yapılır.

Planlama Sorumlusu tarafından, gözetim tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon, faks, mail yoluyla ulaşılarak, sertifika kapsamında yer alan konu ile ilgili çalışıyor olduğunu/çalıştığını gösterir evrakı, ARES BELGELENDİRME’ye göndermesi talep edilir.

Belge sahibinin istenen evrakları göndermemesi durumunda, 1 hafta içerisinde belgelendirmesi askıya alınır.  Belge sahibinden tekrar, çalışmaya devam etmekte olduğunu gösterir evrakı göndermesi talep edilir, yine göndermemesi durumunda belgelendirmenin geri çekilmesi için işlemler başlatılır.

4.12. Belgelerin Değiştirilmesi

Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması veya belgenin kaybedilmesi halinde, belge sahibinin söz konusu gerekçeleri belirten gerekli evraklarla başvurması durumunda, ücreti karşılığında yeni belge düzenlenir.

Geçerlilik süresi içerisinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler ARES BELGELENDİRME tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, ARES BELGELENDİRME tarafından, belge masraf karşılığı tutarını aşmayacak şekilde ücret talep edilebilir

4.13. Yeniden Belgelendirme

Yeniden belgelendirme süreci yürütülürken, ilk belgelendirme süreci adımları işletilir.

Aşağıdaki durumlar ortaya çıktığında yeniden belgelendirme yapılacaktır

• Düzenleyici (yasal) şartlar,
• Zorunlu (normatif) dokümanlardaki değişiklikler,
• İlgili belgelendirme programı şartlarındaki değişiklikler,
• Belgelendirilmiş kişinin çalıştığı endüstrinin veya alanın yapısı ve olgunluğu,
• Yeterliliği olmayan bir kişiden kaynaklanan riskler,
• Teknolojideki süregelen değişiklikler ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin şartlar,
• İlgili tarafların şartları

Belgelendirme programına uygun olarak, yapılacak yeniden belgelendirmelerde, asgari olarak aşağıdakiler göz önünde tutulmaktadır:

• Sahadaki değerlendirmeyi,
• Profesyonel gelişimi,
• Belirli formattaki mülakatları,
• İşin tatminkâr bir şekilde sürdürüldüğünün ve iş tecrübesine ilişkin kayıtların doğrulanmasını,
• Sınav,
• Söz konusu yeterliliğe ilişkin fiziksel kapasitenin kontrol edilmesi
• Belgenin güncel belgelendirme şartlarına uygunluğu kontrol edilmesi.

Ulusal Yeterliliğin gerekliliğine göre, her belgelendirme metodu için belgelendirme programında bulunan tablonun Belge yenilemede kullanılacak ölçme ve değerlendirme yöntemi başlığı altında uygun yöntem ile belirtilir ve uygulanır. Bu yöntemler Belgelendirme Programlarında belirtilir ve “PR.11 Belgelendirme Programlarinin Geliştirilmesi Ve Sürdürlmesi Prosedürü’ne uygun olarak ölçme ve değerlendirme komisyonu’na  onaylatılır.

Belgeli kişi bu şartları sağlayamaz ise, kişinin belge almaya hak kazanması için ARES BELGELENDIRME’ye yeniden başvuru yapması ve bütün sınav aşamalarını yeniden gerçekleştirmesi gerekmektedir.

Belge almaya hak kazanmış bir adayın belgesinin geçerliliğini sürdürebilmesi için ilgili Ulusal yeterlilikte belirlenmiş şartları karşılaması gerekmektedir. Belgelendirilmiş kişi başvuruda bulunmazsa, belge iptal edilir.

Belge gözetimi ile ilgili kanıtlar ve “ FR.177 Belgelendirme Karar Formu” görevlendirilen Karar Vericiye sunulur. Karar kapsamında işlem yapılır.

Yeniden belgelendirmesi yapılmış belgeler için VOC TESTER programı aday işlemleri ekranında belge durumu “yeniden belgelendirme” olarak seçilir. Gözetim tarihleri yeni belge tarihi için de kayıt altına alınarak yeni belgenin gözetimi yürütülür.

Yeniden Belgelendirme süreleri ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda hazırlanan Ulusal Yeterlilik Matrislerinde tanımlanmıştır. Yeniden Belgelendirme zamanına 1 ay kala belgeli kişi mümkün ise e-mail yoluyla, mümkün olmadığı durumlarda SMS veya telefon ile bilgilendirilir.

Belgenin iptalini gerektirecek bir durumun oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca kişi ile ilgili belgelendirme kuruluşuna performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilen sürede fiilen çalıştığını belgeleyen kişilerin belge süreleri ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre kadar uzatılır.

Fiilen çalıştığını belgeleyemeyen kişiler uygulama sınavına alınır. Sınavda başarılı olan kişilerin belgeleri ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilen süre kadar uzatılır.

4.14. Belgelerin Yeniden Basılması

Geçerlilik süresi içerisinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, ARES BELGELENDİRME tarafından, belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edilebilir. İlave ücret, belge masraf karşılığı tutarını aşamaz.

Kurum kayıtlarındaki bilgileri esas alarak belgenin yenilenmesini sağlar. Bu işlem için kişiden Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği’nin 27. Maddesine istinaden belge masraf karşılığı talep edilir.

Yıpranan, yırtılan, kaybolan belge adayın başvurusundan itibaren beş (5) iş günü içerisinde MYK’ya bildirilir. MYK’dan geldikten sonra beş (5) iş günü içerisinde adaya teslim edilir.

4.15. Belgelendirme Programlarında Değişiklikler

Belgelendirme programında ilave değerlendirme gerektirecek şekilde bir değişiklik olduğunda (Revizyon vb.), ilgili program kapsamında belgeli tüm adaylar mümkün olduğunda e-mail, mümkün olmadığında SMS veya telefonla bilgilendirilir. Belgelendirilmiş kişinin değişen şartları karşıladığını doğrulamak için mülakat, yazılı sınav, uygulama sınavı seçeneklerinden biri veya birkaçı kullanılabilir. Uygulanabilir olduğunda yeniden belgelendirme prosesi kişinin değişen şartları karşıladığını doğrulamak için kullanılır.

Belgelendirme Programlarında Değerlendirme kriterlerinde değişiklik olduğu zaman bu ek kriterler program kapsamında yapılacak değişiklikler ile beraber http://www.aresbelgelendirme.com adresinden kamuya açık hale getirilir ve değişiklik yapılan alanda belgelendirilen kişiye bilgilendirme yapılır.

4.16. Kapsam Genişletme

Kapsam genişletme talebinde bulunan kişiler, başvurdukları kapsam dâhilindeki ulusal yeterlilikte belirtilen sınavlara (mülakat, yazılı, uygulama) tabi tutulurlar. Uygun durumlarda kapsam genişletmesınavları yeniden belgelendirme sınavları ile birlikte gerçekleştirilebilir. Kapsam genişletme başvurusu yeni başvuru olarak değerlendirilir, bu prosedürün ilgili maddelerinin tamamı uygulanır. Aday sözleşmesi ve Başvuru formu yeniden düzenlenir.

5. KAYITLAR

FR.27 Sınav Programı

FR.28 Sınav Bildirim Formu

FR.30 Sınav Sonuç Listesi

FR.177 Belgelendirme Karar Formu

FR.31 Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi

FR.32 Belgelendirilmiş Personel Performans İzleme Formu

FR.191  Mesleki Yeterlilik Sınavı Aday Başvuru Formu

LS.05 Belgelendirme Ücretleri Listesi

FR.132 Belgelendirme ve Belge Kullanım Sözleşmesi

FR.207 Değerlendirici-Sınav Gözetmeni Bilgilendirme Formu

FR.204 Karar Verici Sınav Tutanağı

6. REFERANSLAR VE İLGİLİ DOKÜMANLAR

PR.06 Belgelendirme Personeli Atama ve Performans Değerlendirme Prosedürü

PR.09 Sınav Prosedürü

Ulusal Yeterlilikler/Belgelendirme Programları

Teorik ve Performansa Dayalı Sınavlar İçin Uygulama Rehberi

Tek Nokta Başvuru Formu

7. REVİZYON TARİHÇESİ